Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Forvaltningsassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi ser etter en strukturert og serviceinnstilt Forvaltningsassistent som kan bidra til effektiv administrasjon, koordinering og oppfølging av daglige oppgaver i en virksomhet med høye krav til kvalitet, nøyaktighet og samarbeid. I denne rollen vil du være en viktig støttefunksjon for ledelse, saksbehandlere og øvrige ansatte, og du vil ha ansvar for å sikre at administrative prosesser gjennomføres på en ryddig, profesjonell og tidsriktig måte. Stillingen passer for deg som trives med varierte arbeidsoppgaver, har god oversikt, og evner å håndtere både rutinepregede og mer komplekse administrative oppgaver.
Som Forvaltningsassistent vil du arbeide med dokumenthåndtering, arkivering, møtekoordinering, korrespondanse, registrering av informasjon og oppfølging av interne rutiner. Du vil ofte være et kontaktpunkt for både interne og eksterne henvendelser, og det er derfor viktig at du kommuniserer tydelig, høflig og profesjonelt. Rollen krever at du kan prioritere oppgaver, holde orden på detaljer og samtidig se helheten i administrative prosesser.
Du vil samarbeide tett med ulike avdelinger og bidra til at arbeidsflyten fungerer smidig. Dette kan innebære å forberede saksgrunnlag, oppdatere registre og systemer, følge opp frister, bistå med rapportering og støtte gjennomføring av prosjekter og administrative initiativer. I mange organisasjoner vil en Forvaltningsassistent også ha en viktig rolle i å sikre etterlevelse av interne retningslinjer, personvernkrav og dokumentasjonsrutiner.
Vi ser etter deg som er løsningsorientert, pålitelig og komfortabel med digitale verktøy. Du bør ha evne til å arbeide selvstendig, men også være en god lagspiller som bidrar positivt til arbeidsmiljøet. Nøyaktighet og diskresjon er sentrale egenskaper i denne stillingen, særlig når du håndterer sensitiv informasjon eller bistår i prosesser som krever høy grad av konfidensialitet.
Hos oss får du muligheten til å utvikle deg i en sentral administrativ rolle med stor betydning for virksomhetens daglige drift. Vi tilbyr et profesjonelt arbeidsmiljø, varierte oppgaver og gode muligheter for faglig utvikling. Dersom du motiveres av orden, koordinering, service og administrativ kvalitet, kan dette være en spennende mulighet for deg. Vi ønsker en person som tar initiativ, følger opp oppgaver på en grundig måte og bidrar til kontinuerlig forbedring av administrative rutiner og prosesser.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Håndtere innkommende og utgående korrespondanse på en profesjonell måte
- Registrere, arkivere og vedlikeholde dokumentasjon i relevante systemer
- Koordinere møter, avtaler og kalenderoppfølging for ledelse eller avdeling
- Bistå med forberedelse av saksdokumenter, rapporter og presentasjoner
- Følge opp administrative rutiner, frister og interne prosesser
- Besvare henvendelser fra ansatte, samarbeidspartnere og eksterne kontakter
- Oppdatere registre, databaser og administrative oversikter
- Bidra til effektiv informasjonsflyt mellom avdelinger og funksjoner
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant erfaring fra administrativt arbeid eller kontorstøtte
- God skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
- Erfaring med digitale kontorverktøy og saksbehandlingssystemer
- Evne til å arbeide strukturert, nøyaktig og selvstendig
- Gode samarbeidsevner og serviceinnstilling
- Forståelse for konfidensialitet og korrekt håndtering av sensitiv informasjon
- Evne til å prioritere oppgaver og overholde tidsfrister
- Fullført videregående opplæring; høyere utdanning er en fordel
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hva motiverer deg til å søke stillingen som Forvaltningsassistent?
- Hvilken erfaring har du med administrative oppgaver og dokumenthåndtering?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet når du arbeider med flere oppgaver samtidig?
- Hvilke digitale systemer og verktøy har du erfaring med?
- Hvordan håndterer du fortrolig eller sensitiv informasjon i arbeidshverdagen?
- Kan du beskrive en situasjon der du forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når flere frister sammenfaller?
